Nach einem Geschäftsvorfall entsteht entweder ein Papierbeleg oder ein digitaler Beleg, wie zum Beispiel eine e-Rechnung. Beide Arten von Belegen können problemlos und revisionssicher in einem Dokumenten-Management-System abgelegt werden. Zudem lassen sich auch nicht steuerlich relevante Dokumente ins DMS übertragen, sammeln und sicher ablegen.
Dokumenten-Management-Systeme
In Zeiten fortschreitender Digitalisierung unterstützen wir als Innotax Steuerberatung und Wirtschaftsberatung GmbH unsere Mandanten bei der Optimierung ihrer digitalen Prozesse. Durch den Einsatz eines modernen Dokumenten-Management-Systems (DMS) lassen sich Buchhaltungsabläufe effizienter gestalten und wertvolle Ressourcen einsparen. Unsere erfahrenen Steuerberater unterstützen Sie kompetent bei der Auswahl des idealen DMS für Ihr Unternehmen.
Mit einem Dokumenten-Management-System können Sie Ihre digitalen Dokumente revisionssicher ablegen und auf digitalem Weg an die entsprechenden Stellen übertragen. Dies spart Zeit, erhöht die Effizienz und erleichtert die Zusammenarbeit, da alle Beteiligten jederzeit auf die aktuellsten Versionen der Dokumente zugreifen können.
Welche Funktionen bietet ein DMS Ihrem Unternehmen?
Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems im Überblick
Zeitgemäß
Die Einführung der Empfangspflicht von e-Rechnungen sind nur einige der anstehenden Veränderungen. Mit einem DMS sind Sie vorbereitet.
Kostenreduktion
Digitale Belege minimieren Ausgaben für Papier, Druck und Versand. Zudem senken optimierte Verwaltungsprozesse den Personalaufwand.
Fehlerminimierung
Korrekt archivierte digitale Belege reduzieren Fehlerquellen und ermöglichen eine lückenlose Nachverfolgbarkeit von Vorgängen.
Effizienzsteigerung
Die automatisierte Verarbeitung digitaler Belege spart wertvolle Zeit und optimiert Arbeitsabläufe.
Hohe Datensicherheit
Revisionssichere Archivierungssysteme sorgen für eine transparente und ordnungsgemäße Ablage, wodurch Risiken bei Betriebsprüfungen verringert werden.
Ausgewählte DMS-Anbieter
Die Innotax Steuerberatung und Wirtschaftsberatung GmbH arbeitet bereits mit ausgewählten Anbietern im Bereich Dokumenten-Management zusammen. Dank unterschiedlicher Schwerpunkte der Partner lassen sich sämtliche Anforderungen, die Sie an ein DMS haben, optimal abdecken.
Mit der bITma solutions GmbH steht Ihnen ein Partner zur Seite, der nicht nur die Effizienz Ihrer Abläufe steigert, sondern diese auch lebt. Mit ELOprofessional bietet bITma solutions ein leistungsstarkes Enterprise Content Management (ECM), das weit über die Funktionen eines klassischen Dokumenten-Management-Systems hinausgeht.
Der schnelle und einfache Einstieg: bITmaCloud Basic
Mit bITmaCloud Basic bieten bITma solutions Ihnen eine einfache, schnelle und unkomplizierte Lösung für die digitale Dokumentenverwaltung:
- Automatischer E-Mail-Eingang: Strukturierte Organisation direkt in ELO.
- Offset Task Timer: Zeitgesteuerte Aufgaben für optimierte Workflows.
- E-Rechnungs-Tool: Konvertieren Sie X-Rechnungen für die Weiterverarbeitung und empfangen Sie elektronische Rechnungen mit rechtssicherer Dokumentation und Ablage.
- SEPA XML Tool: Automatisierte Sammelüberweisungen nach Fälligkeit.
- Revisionssicherheit: Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit, zum Beispiel für Herstellungs- und Prüfprotokolle.
- Qualifizierte digitale Signatur: Rechtsverbindliche Signaturen.
- Workflows: Automatisierte Dokumenten-Workflows für optimierte Geschäftsprozesse.
- Zugriffskontrollen: Präzise Benutzerrechte gewährleisten, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten zugreifen können.
- Verschlüsselung: End-to-End-Verschlüsselung für maximale Datensicherheit.
- Integrierung: Nahtlose Anbindung an bestehende IT-Infrastrukturen und Anwendungen.
- Export an die Innotax: Schnelle und sichere Datenübertragung.
Die vorinstallierten Basis-Masken und Stichwortlisten ermöglichen einen schnellen Start, während das System flexibel erweitert werden kann. Wächst Ihr Bedarf, wächst Ihr ECM mit – egal ob es um größere Datenmengen, neue Workflows oder zusätzliche Nutzer geht.
Alle steuerlichen Fragen beantwortet Ihnen gerne Ihr persönlicher Berater. Für softwarebezogene Fragen wenden Sie sich gerne an den bITma Support oder schreiben Sie eine E-Mail direkt an: info@bitma.de
In fast allen unternehmerischen Bereichen ist die Digitalisierung der entscheidende Schlüssel für Verbesserungen in der Produktivität. Ein Dokumenten-Management-System hilft, die Organisation in Ihrem Betrieb flexibler und effizienter zu gestalten. Die digitale Archivierung von relevanten Dokumenten verbessert die Wirtschaftlichkeit und sorgt für Rechtssicherheit. Die browserbasierte DOCBOX® steht sowohl als Cloud- als auch als Inhouse-Lösung zur Verfügung. Die CASA-Zertifizierung stellt sicher, dass die DOCBOX® die strengen Anforderungen in den Bereichen Datenverschlüsselung, Zugangskontrolle, Netzwerksicherheit und Datenschutz erfüllt.
Die DOCBOX® bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen, die über die reine Dokumentenverwaltung hinausgehen. Zu den wichtigsten Funktionen zählen:
- E-Rechnung (Pflicht ab 2025): Die DOCBOX® bietet eine sichere und zentrale Plattform für den Empfang aller elektronischen Rechnungen. Alle Schritte der E-Rechnungsverarbeitung werden nachvollziehbar und rechtssicher dokumentiert.
- Revisionssicherheit: Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Dokumentenänderungen
- Qualifizierte, rechtsverbindliche digitale Signatur
- Workflows: Optimierung von Geschäftsprozessen durch automatisierte Dokumenten-Workflows.
- Zugriffskontrollen: Detaillierte Benutzerrechte und Zugriffskontrollen gewährleisten, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können.
- Verschlüsselung: End-to-End-Verschlüsselung zum Schutz der Daten während der Übertragung und Speicherung.
- Hoher Automatisierungsgrad durch den Einsatz von Meta-Masken und KI-gestützter Datenextraktion.
- Integration: Nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen und Anwendungen.
Bei steuerlichen Fragen wenden Sie sich gerne an Ihren persönlichen Berater der Innotax Steuerberatung und Wirtschaftsberatung GmbH. Bei Fragen zur Software können Sie sich gerne über das Kontaktformular auf unserer Homepage mit uns in Verbindung setzen.
- Ihr persönlicher Berater vor Ort
Sie möchten mehr erfahren? Dann sprechen Sie uns gerne an.