Belegausgabepflicht: Diese Chancen und Auswirkungen schafft sie

Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht, auch »Bonpflicht« genannt. Sie dient der verstärkten Transparenz im Kampf gegen Steuerbetrug. Im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder einer steuerlichen Außenprüfung kann dadurch ein Geschäftsvorfall leichter nachvollziehbar sein. Manipulationen können anhand eines Abgleiches des Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware festgestellt werden. Mit der Einführung der Belegausgabepflicht war Deutschland eines der letzten Länder innerhalb Europas, das technische Lösungen zur Verhinderung von Manipulationen an elektronischen Systemen einsetzt.

Jedem Kunden muss der Beleg in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Beendigung des Geschäftsvorfalls angeboten werden. Die Höhe des Betrags ist irrelevant. Nur mit dem Auslösen der Belegerstellung wird der eingegebene Umsatz im System tatsächlich abgeschlossen und unveränderbar gesichert.

Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen. Der Bon kann in Papierform oder elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Die elektronische Ausgabe bedarf der Zustimmung des Belegempfängers. Mit der Anzeige eines Downloadlinks als QR-Code auf einem Display ist die Belegausgabepflicht erfüllt. Eine gesetzliche Vorschrift der Nutzung eines QR-Codes gibt es aktuell nicht. Jedoch bringt der Aufdruck des QR-Codes einige Vorteile mit sich, da unter anderem eine Kassennachschau ohne Störung des betrieblichen Ablaufs erfolgen kann. Durch die Beleg-Verifikation einzelner Bons kann der Finanzbeamte die Integrität und Authentizität der Aufzeichnungen überprüfen. Enthält der Bon keinen QR-Code, kann lediglich durch einen Datenexport aus dem (PC-) Kassensystem oder der TSE direkt eine Prüfung der Daten erfolgen.

Von der Belegausgabepflicht sind Sie nicht betroffen, wenn Sie eine offene Ladenkasse verwenden und Ihre Einnahmen einzeln handschriftlich dokumentieren.

Eine grundsätzliche Befreiung von der Belegausgabepflicht ist nur in Ausnahmefällen möglich, da die Finanzverwaltung eine sachliche Härte voraussetzt, die individuell geprüft wird. Ein Sonderfall für die temporäre Befreiung liegt vor, wenn zum Beispiel durch höhere Gewalt eine Belegausgabe nicht möglich ist (durch Stromausfall, Wasserschaden, Ausfall der Belegausgabeeinheit und so weiter). Dies muss durch den Unternehmer nachgewiesen werden. Mit der Belegausgabepflicht entstehende Mehrkosten und Verzögerungen im betrieblichen Ablauf reichen für eine Befreiung nicht aus.

Ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht kann als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wird. Dies kann zu Prüfungen von der Finanzverwaltung und gegebenenfalls Schätzungen zur Folge haben.