Urlaubszeit: Die freien Tage richtig planen

Jedes Jahr ist es dasselbe Spiel: zur Hauptferienzeit, zu Feier- oder an Brückentagen wünschen sich viele Angestellte Urlaub. Doch nicht jeder Wunsch kann erfüllt werden - ist doch das Unternehmen darauf angewiesen, dass auch in Ferienzeiten eine ausreichende Anzahl an Mitarbeitern anwesend ist. Es drohen organisatorische und zwischenmenschliche Probleme. Diese lassen sich vermeiden, wenn die Planung nach einem festen Ablauf erledigt wird und dieser von allen mitgetragen wird. Die Regelungen sind nicht als fix anzusehen, sondern können durchaus nach Diskussion einer Überarbeitung unterzogen werden.

Die Anzahl der Urlaubstage ist im Arbeitsvertrag beziehungsweise im Tarifvertrag festgelegt. Der Arbeitgeber muss bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers generell berücksichtigen. Allerdings können »dringende betriebliche Belange« oder soziale Gesichtspunkte dagegenstehen. Dies ist jedoch vom Arbeitgeber zu beweisen.

Um die Urlaubsplanung reibungsarm zu gestalten, sollte möglichst früh mit der Planung begonnen werden, am besten schon zu Jahresbeginn. Es empfiehlt sich die Nutzung eines großen Jahresplaners mit farbigen Markierungen für jede Person oder ein geeignetes EDV-Tool. Zunächst sollten Tage oder Zeiträume markiert werden, in denen Anwesenheit aufgrund besonderer Ereignisse erforderlich ist. Dann trägt jeder Mitarbeiter ein, wann er im Jahr Urlaub plant. So können Überlappungen und Engpässe rechtzeitig erkannt und ausgeglichen werden.

Sinn ergibt es, sich im Vorfeld mit dem Team auf bestimmte Regeln zu einigen. Besprechen Sie gemeinsam, wer warum welche sozialen Bedürfnisse bei der Urlaubsplanung hat. Mögliche »Spielregeln« können sein:

1. Vorgesetzte legen Rahmenbedingungen fest, beispielsweise wie viele Mitarbeiter wann anwesend sein müssen oder ob es betriebsbedingte Schließzeiten gibt.
2. Die Teammitglieder tragen sich rotierend ein, das heißt jedes Jahr ist jemand anderes zuerst an der Reihe.
3. An die Schulferien gebundene Mitarbeiter haben zu diesen Zeiten Vorrang.
4. Die Urlaubsvertretung wird im Team geregelt. Vertreten sich zwei Kollegen untereinander, dürfen nicht beide gleichzeitig Urlaub nehmen.

Dies ist nur ein Modell, das zeigen soll, wie durch selbst erstellte Regeln Transparenz und Gerechtigkeit geschaffen werden kann. Diese Regeln könnten sich beispielsweise in einer Betriebsordnung wiederfinden, in denen auch andere organisatorische Dinge festgelegt werden. Dokumentieren Sie, welches Teammitglied wann welchen Urlaubswunsch genehmigt bekam. So werden Ungerechtigkeiten vermieden und Sie berücksichtigen im Laufe mehrerer Jahre möglichst alle Mitarbeiterwünsche.

Funktioniert die Planung von selbst, so kann sich die Leitung freuen. In vielen Fällen wird es jedoch Ausnahmen geben, die im Einzelfall mit den Beteiligten besprochen werden. Hier muss sich das Unternehmen um eine offene »Streitkultur« bemühen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass einzelne, vielleicht weniger redegewandte, Mitarbeiter mit dem »Ich bin doch immer der Dumme«- Gefühl Nachteile haben und eigene Bedürfnisse zurückstellen.

Bei Konflikten sollten Sie zunächst die Mitarbeiter auffordern, das Problem untereinander zu lösen. Erst, wenn es keine Einigung gibt, sollte der Vorgesetzte eingreifen. Im Dialog sollten die verschiedenen Wünsche dargelegt und Argumente gehört werden. Vielleicht gelingt es, eine Partei davon zu überzeugen, dass die soziale Situation des Kollegen den Urlaubswunsch rechtfertigt.

Doch Vorsicht: Wer sich allzu sehr auf die Selbstorganisation des Teams verlässt, kann Engpässe provozieren! Wenn der Urlaubsplan nicht überprüft wird, oder sich die Mitarbeiter untereinander alle Urlaubswünsche erfüllen, muss eingeschritten werden, um Beeinträchtigungen im Betriebsablauf zu vermeiden.