Eigenbelege richtig ausstellen

Zur Beantwortung dieser Frage wird ein Blick auf die möglichen Arten von Belegen geworfen. Steuerrechtliche Belege haben je nach Steuerart und Sachverhalt verschiedene Wirkungen. Grundsätzlich existieren folgende Belegarten:

• Fremdbeleg von Dritten oder Geschäftspartnern (beispielsweise Tankbeleg oder Wareneingangsrechnung)
• Eigenbelege
• Ersatzbelege (»Notbelege«), die eine besondere Form der Eigenbelege darstellen

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) besagen: »Keine Buchung ohne Beleg«. Dieser Grundsatz ist von besonderer Relevanz für alle laufenden Geschäftsvorfälle Ihres Unternehmens, unabhängig davon, ob es zum Beispiel die Kassenbuchführung, Reisekostenabrechnungen oder die Lohn- und Gehaltsabrechnungen betrifft. Jeder Unternehmenssachverhalt muss seinen Ursprung in einem Beleg haben.

Ist ein Beleg verlorengegangen, sollten Sie diesen beim jeweiligen Unternehmen erneut anfordern. Denn es gilt: Fremdbeleg vor Eigenbeleg! Stellen Sie für einen Sachverhalt einen Eigenbeleg aus, obwohl ein Fremdbeleg möglich gewesen wäre, so wird Ihnen die Betriebsausgabe steuerlich nicht anerkannt.

Sollte ein Fremdbeleg nicht möglich sein, beispielsweise bei Parktickets oder gezahlten Trinkgeldern, wird durch das Erstellen eines Eigenbeleges der Betriebsausgabenabzug steuerlich anerkannt.

Hinweis:Für Bareinlagen- und -entnahmen können Sie einfach eine Auszahlung/Abschöpfung mit der jeweiligen Begründung in der Tageskasse erfassen. Sie erhalten daraufhin einen Bon (Beleg) über diesen Sachverhalt und müssen keinen Eigenbeleg händisch erstellen.

• Fahrtenbuch: Das Fahrtenbuch ist ein Eigenbeleg, der die betrieblich und privat veranlassten Fahrten dokumentiert, um daraus den betrieblichen beziehungsweise privaten Nutzungsanteil zu ermitteln. Die Finanzverwaltung stellt an ein Fahrtenbuch hohe Anforderungen, damit es steuerlich anerkannt wird.
• Bewirtungskosten: Bewirtungskosten sind schriftlich nachzuweisen und von Ihnen zu unterschreiben.
  Hinweis: Die Anforderungen bei Fahrtenbuch und Bewirtungsaufwendungen sind besonders hoch. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren persönlichen Berater, der sie gerne eingehender informiert.
• Kassenbuchführung: Jede Kassenbewegung ist durch einen Fremdbeleg oder Eigenbeleg nachzuweisen. Nur ein belegmäßiger Kassenbericht ist zulässig und ordnungsgemäß. Vorsteuerabzug Grundsätzlich erfordert die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs das Vorhandensein der Originalrechnung. Es muss sich eine ordnungsgemäße Rechnung in Ihrem Besitz befinden. Sollte der Originalbeleg verloren gehen, können Sie dem Finanzamt andere Beweise vorlegen, die belegen, dass Sie die für den Vorsteuerabzug geltende Leistung empfangen haben. Sie könnten zum Beispiel Kopien, Scans oder eine vom Geschäftspartner angeforderte »Kopie« vorlegen. Es darf keine Zweifel darüber geben, dass Sie die Leistung tatsächlich empfangen haben.

Die für die betrieblichen Eigenbelege geltenden Grundsätze gelten auch für die Eigenbelege im privaten Bereich. Hier werden jedoch keine Beweise verlangt oder spezielle Formalvorschriften vorgegeben. Im Wesentlichen müssen die Aufwendungen nur glaubhaft gemacht werden.

Es existieren jedoch einige Besonderheiten bei folgenden Sachverhalten:

• Krankheitskosten müssen in bestimmten Fällen nachgewiesen werden.
• Haushaltsnahe Dienst- bzw. Handwerkerleistungen müssen auf Rechnung erfolgen und unbar auf das Konto des Unternehmers überwiesen werden.

Das Umsatzsteuergesetz regelt die zwingenden Bestandteile einer Rechnung, an denen sich der Eigenbeleg orientieren sollte:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Leistung
• Entgelt
• Weitere Nachweise: zum Beispiel Zahlungsnachweis (Quittungen, Kontoauszug, …)
• Grund der Erstellung

Auch wenn der Eigenbeleg eine Möglichkeit ist, Betriebsausgaben ohne Originalbeleg steuerlich geltend zu machen, sollte diese nur in absoluten Ausnahmefällen genutzt werden. Der Fremdbeleg ist stets dem Eigenbeleg vorzuziehen und wenn möglich bei dem jeweiligen Unternehmen anzufordern. Verfassen Sie eine Mitarbeiteranweisung, die regelt, wie und ab welchem Betrag Kosten ohne Belege dem Personal erstattet werden können.