Sommer, Sonne, Sommerfest – wann feiert das Finanzamt mit?

Worauf ist zu achten, damit Sie das betriebliche Sommerfest oder den Betriebsausflug steuerlich absetzen können? Auf die Kosten und die Gäste. Das ist eigentlich schon alles. Ein Sommerfest oder ein Betriebsausflug ist für das Finanzamt nichts anderes als eine Betriebsveranstaltung. Folglich sind die steuerlichen Regelungen zur Betriebsveranstaltung anzuwenden. Liegen also die Kosten der Veranstaltung für einen Mitarbeiter über 110 Euro inklusive Umsatzsteuer, drohen nachteilige lohnsteuerliche und umsatzsteuerliche Konsequenzen.

Damit die Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei bleibt, dürfen die Kosten inklusive der Umsatzsteuer nicht höher als 110 Euro pro mitfeiernden Mitarbeiter liegen und es muss allen Mitarbeitern die Teilnahme freigestellt sein. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um alle Mitarbeiter des Unternehmens handeln. Alle Mitarbeiter einer Abteilung oder einer Niederlassung sind ausreichend. Der Freibetrag von 110 Euro kann pro Jahr und Mitarbeiter bei zwei Betriebsveranstaltungen ausgenutzt werden. Für Sie als Arbeitgeber sind die Kosten der Veranstaltung Betriebsausgaben, sofern die oben genannten Voraussetzungen erfüllt werden. Darüber können vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern aus den Rechnungen von Busunternehmen, Location und Aktivitäten den Vorsteuerabzug geltend machen.

In die Ermittlung der Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung fließen folgende Kosten ein:

• konsumierbare Kosten, wie Speisen, Getränke und Tabakwaren,
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, beispielsweise Location-Miete und Musik,
• Fahrtkosten im Rahmen der Betriebsveranstaltung, beispielsweise Transferkosten zur beziehungsweise zwischen den Locations,
• Eintrittskarten,
• Übernachtungskosten sowie
• Geschenke anlässlich der Betriebsveranstaltung bis 60 Euro Bruttobetrag.

Bei der Ermittlung der anteiligen Betriebsveranstaltungskosten je Teilnehmer ist auf die bei der Betriebsveranstaltung Anwesenden und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer abzustellen. Sollten Sie eine »Familien«-Veranstaltung mit den Angehörigen Ihrer Mitarbeiter planen, werden die Aufwendungen für die teilnehmende Begleitung dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet.

Die Höhe der dem einzelnen Mitarbeiter zuzurechnenden anteiligen Aufwendungen ist wie folgt zu berechnen: Alle zu berücksichtigende Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Dabei kommt also weder auf die Anzahl der Eingeladenen noch der der Einladung zusagenden Personen an. Das gilt auch dann, wenn die Zahl der anwesenden Teilnehmer deutlich von der Zahl der angemeldeten Teilnehmer abweicht. Der Bundesfinanzhof hat in einem Urteil aus dem Jahr 2021 entschieden, dass es auf die Gründe der Abweichung nicht ankommt. »Teilnehmer« einer Betriebsveranstaltung sind alle anwesenden Personen. Daher sind unabhängig von ihrem Alter auch Kinder zu berücksichtigen. Anschließend ist der auf den Arbeitnehmer selbst und auf etwaige, zu ihm gehörende Begleitpersonen entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Mitarbeiter zuzurechnen. Wichtig: Für Begleitpersonen gibt es keinen zusätzlichen Freibetrag. Bitte dokumentieren Sie die Teilnehmer und tragen Sie dafür Sorge, dass alle anfallenden Beträge wirklich in die Gesamtkosten eingerechnet sind, sodass bei einer entsprechenden Prüfung durch das Finanzamt auch der entsprechende Nachweis erbracht werden kann.

Was ist, wenn es teurer wird oder das Team in diesem Kalenderjahr schon mehr als eine andere Betriebsveranstaltung gemacht hat? Dann betrachtet die Finanzverwaltung den Aufwand für die Feier als einen »geldwerten Vorteil« für Ihre Mitarbeiter. Dieser führt zu Arbeitslohn. In diesen Fällen kann eine pauschale Lohnsteuerabgabe von 25 Prozent des 110 Euro pro teilnehmenden Mitarbeiter übersteigenden Betrages gewählt werden. Sozialabgaben fallen dann auf diesen Betrag nicht an.